Le fiere professionali sono uno strategico strumento di marketing, ma la preparazione ad un simile evento deve essere minuziosa, totale e scrupolosa, niente può essere lasciato al caso e ogni particolare va curato fin nei minimi dettagli.
La partecipazione non si esaurisce con i soli giorni di durata della fiera, ma si prepara con largo anticipo e soprattutto si coltiva a fine evento.
Nelle fiere B2B (business to business), generalmente di settore, l’incontro è fra gli operatori che hanno modo di conoscersi e scambiarsi idee e progetti, è da qui che nascono le relazioni più proficue, che si amplia il proprio giro d’affari, che si entra in contatto con nuovi mercati, quando la partecipazione è a fiere internazionali.
Partecipare è bene, prepararsi è meglio
Chi visita una fiera percorre anche centinaia di chilometri, l’interesse che lo muove è perciò alto e motivato, questo non va deluso, ma anzi attratto e incuriosito.
Prima di tutto bisogna promuovere la propria partecipazione alla fiera sia attraverso una comunicazione informatica che tradizionale, per coloro che ancora non si sono digitalizzati e deve cercare di abbracciare più contatti possibili e non solo quelli che già conoscono la tua azienda.
Nelle riviste di settore, spesso bimestrali o comunque con scadenze precise, la preparazione va studiata con largo anticipo, così come i comunicati stampa, le pagine pubblicitarie modificate per l’occasione, infine utilizzando gli strumenti dell’inbound azioni di email marketing, tenendo presente che la propria sarà probabilmente una fra tante e quindi cercando di renderla immediata e appetibile, newsletter, utilizzo dei social, ricordando che i contatti sono la tua risorsa preziosa e ogni azione verso di loro va preparata e dosata con cura.
Preparare se stessi e i propri collaboratori
Uno dei motivi che spinge alla partecipazione di una fiera è proprio il contatto diretto con l’interlocutore di turno, la relazione faccia a faccia che nessun messaggio digitale o pubblicità sui social può ricreare, per questo motivo è fondamentale arrivare preparati e nello stesso modo preparare i propri collaboratori.
Curare l’immagine e sapersi presentare è sicuramente un buon punto di partenza, farsi trovare riposato e sorridente, impeccabile e ordinato, aiuta nel primo decisivo impatto con il visitatore.
Le statistiche parlano di una visita per stand che dura poco meno di 20 minuti, non è sicuramente un lasso di tempo trascurabile, sono questi i momenti in cui bisogna catturare l’attenzione del possibile cliente, intrattenerlo con la propria preparazione, essere pronti ad ogni possibile approfondimento, lasciare al visitatore il tempo di girare nello stand, ma al tempo stesso avere la necessaria padronanza per non rimanere mai senza parole.
La preparazione dello stand
Naturalmente lo stand ricopre un ruolo importante all’interno di una fiera, sul sito www.formgroup.it puoi trovare molti esempi, soprattutto se si è alle prime partecipazioni e non si è ancora formata la giusta esperienza in questo genere di eventi, l’ideale è farsi aiutare da allestitori professionali nella realizzazione dello stand che meglio di chiunque altro sapranno consigliarti in tal senso.
In ogni caso può senz’altro contribuire con un forte impatto l’uso del digitale, ma anche che lo spazio a propria disposizione non sia troppo pieno di tutti i prodotti che hai portato con te.
Usalo adeguatamente per porre in risalto quegli oggetti o servizi che più di ogni altro rappresentano il tuo business, senza esagerare riempendo ogni centimetro quadrato.
Studia prima ancora di arrivare la composizione da allestire, i colori da usare e soprattutto arriva il giorno prima o comunque con largo anticipo per assicurarti che tutto sia pronto e predisposto secondo il progetto iniziale.
Utilizzo di strumenti digitali
La tecnologia è un amico fidato da sfruttare al massimo in questi eventi, perché spesso, se saputi usare con creatività e fantasia, sono quel mezzo che cattura l’attenzione e fanno entrare un possibile contatto invece di passare allo stand successivo.
Il tuo compito è quello di farti ricordare, senza però ricorrere a messaggi non veritieri e ingannevoli.
Dai un’anima al tuo stand, sii capace di creare emozioni nei visitatori, fai in modo di rimanere impresso nella memoria di chi entra in contatto con te, lascia un gadget per distinguerti e non dimenticare di chiedere sempre un contatto di ogni persona che passa da utilizzare in seguito e di immortalare la tua partecipazione e gli avvenimenti più importanti con foto, video e commenti sui social a fiera in corso, interagendo e rispondendo a eventuali richieste di informazioni.
Gestione della fase post-fiera
Ogni fase di una fiera, come hai potuto vedere, è determinante, nulla va tralasciato e anche la gestione del periodo appena successivo a quello della chiusura dell’evento va seguito con molta attenzione.
La fiera ha portato in dote contatti e lead che non devono essere sprecati, ma inseriti in un database con i commenti su ognuno di loro che in fiera avete colto.
Una volta tornati a casa dovete rimarcare la buona opinione che i visitatori si sono fatti del tuo nome, ringraziandoli per la partecipazione e la visita al tuo stand con un’email diretta e personale, aiutandoti appunto con le impressioni che del cliente avete salvato e gli argomenti trattati durante il vostro incontro.
La parola chiave è perciò la preparazione di ogni dettaglio, di ogni mossa, dei giusti argomenti, dell’immagine da esaltare.
All’inizio può sembrare un compito difficile da svolgere con tante attività da organizzare e proprio per questo affidarsi a professionisti che sappiano alleggerire il carico di lavoro può essere una buona idea, ma l’esperienza e la partecipazione a più eventi di questo tipo affineranno le capacità e le competenze e a giovarne sarà la tua attività, che nel medio-lungo periodo avrà un ritorno di immagine, contatti e crescita esponenziale.